As reuniões remotas possuem um grande potencial para serem mais produtivas do as presenciais mas, para que tudo ocorra sem surpresas que atrapalhem a reunião, é muito importante observar alguns detalhes para que uma reunião omine seja um sucesso.
As reuniões remotas entraram definitivamente para nossa rotina de trabalho, o que é uma ótima notícia. Ela é uma ferramenta que, quando bem utilizada, pode ser muito produtiva e também econômica para todos que participam dela, independentemente do local que os participantes estejam.
Como fazer uma reunião remota?
As reuniões remotas são realizadas geralmente através do computador ou dispositivos móveis e algum aplicativo que permita que várias pessoas se “encontrem” e possam ver umas as outras na mesma tela. Cada participante da reunião online pode, se o administrador assim o quiser, a deixar sua câmera desligada.
Qual a diferença entre reuniões remotas e presenciais?
Nas reuniões presenciais todos os participantes devem estar fisicamente no mesmo local. Em reuniões remotas eles poderão estar em qualquer lugar do mundo e devem se conectar nos horários combinados e através dos aplicativos combinados. Geralmente, são enviados convites através de e-mails, onde os convidados podem acessar para entrarem na reunião remota.
Como fazer que as reuniões remotas sejam produtivas?
Para que as reuniões remotas sejam produtivas é necessário que os organizadores tomem alguns cuidados com antecedência. Preparar o computador e a ferramenta a ser utilizada para a reunião.
Isso irá evitar problemas e reduzir o estresse, especialmente para as pessoas que não estão acostumadas em trabalhar de forma remota. Se for o seu caso, relaxe e siga as dicas abaixo e tudo irá dar certo.
1. Combine com os participantes a data e horário?
O primeiro passo para a preparação da reunião remota será o de definir um horário adequado para todos os participantes. Quando os fusos horários são todos iguais, não existe muita dificuldades.
Nos casos de participantes de fusos horários diferentes, deve-se combinar um horário que não seja na madrugada para algum participante.
2. Garanta que os participantes estejam todos focados na reunião
Antes do início da reunião, é preciso confirmar se todos os participantes poderão estar focados, sem que ninguém tenha que de dividir a atenção entre dois compromissos ou esteja com pressa de terminar devido a algum outro compromisso ou reunião.
3. Encontre um local adequado
Escolha um local mais adequado onde a reunião remota irá acontecer. O ideal é um local que seja bem iluminado e silencioso, principalmente se a reunião ocorrer por vídeo. Caso isso não seja possível, escolha pelo melhor local disponível ou, se for possível, remarque a reunião remota para o dia seguinte ou outro horário do dia.
4. Tome muito cuidado com o que vai aparecer
Antes de a reunião começar, faça uma inspeção do que aparece na câmera atrás de você. Coisas como uma cama desarrumada poderão causar uma má impressão ou constrangimento. Uma boa ideia será se sentar de costas para uma parede vazia. No caso de isso não ser possível, alguns aplicativos de câmeras permitem sobrepor fundos de personalizados.
5. Confira se seu equipamento e a conexão estão ok
Uma coisa muito importante é checar se seu computador e sua conexão de internet está ok. Se puder, faça um teste com alguém de sua casa, em outro computador, ou algum amigo. Confira se tudo está funcionando corretamente, imagem, som e microfone.
6. Tenha em mente os tópicos da reunião
Quando todos os itens a considerar estão bem definidos previamente, as reuniões remotas costuma ser rápidas e mais objetivas que as presenciais. Para garantir que isso aconteça, faça um checklist de todos os assuntos que deverão fazer parte da pauta antes de a reunião começar. Não confie em sua memória.
7. Fazer a organização das interações
É muito importante que os participantes saibam de antemão como usar a ferramenta a ser utilizada na reunião remota. Pode-se usar o recurso presente em muitos aplicativos como, por exemplo, de se levanta a mão ou de chamar alguém via chat de texto de forma privada, etc.
8. Evite as distrações
Em reuniões remotas, geralmente, não existe os momentos de conversas mais abertas, como temas sobre o futebol, etc. O mais correto é ir direto ao ponto com os assuntos que deverão ser discutidos.
As interações informais deverão ser deixadas para o final da reunião, onde alguns participantes poderão interagir por alguns minutos após a reunião, abordando outros temas.
9. Faça pequenos intervalos entre as reuniões
As reuniões remotas em geral costuma ser mais cansativas que as presenciais. Estudos a respeito indicam que isso é devido a não podermos ver a linguagem corporal da outra pessoa, aí nossa mente procura se concentrar nos detalhes das expressões.
Outros dizem que estes momentos são mais cansativos porque nos focamos apenas no trabalho, sem tantos momentos de descontração. Na verdade, seja qual for os motivos, é bem possível que saiamos bem cansados de reuniões deste tipo.
Para reuniões demoradas, deve-se ter pequenos intervalos de cerca de 10 minutos. Tais intervalos servirão para os participantes poderem fazer uma pequena caminhada pela casa, beber água, dar uma rápida atenção aos filhos ou mesmo ir ao banheiro.
As vantagens de reuniões remotas
Veja agora algumas das principais vantagens das reuniões remotas:
• A tendência de os participantes serem mais focados nos temas abordados na reunião remota;
• Não é preciso iniciar a reunião com assuntos ou conversa informais para “quebrar o gelo”;
• Muito mais econômico para todos;
• Não há atraso devido ao trânsito;
• Os participantes costumam ser mais pontuais
Quais as ferramentas para reuniões online?
Para que uma reunião remota seja um sucesso, isso começa nas escolhas das melhores ferramentas disponíveis. A escolha dependerá da quantidade de participantes da reunião, dos objetivos e também de sua conexão com a internet.
As principais ferramentas mais utilizadas para reuniões remotas são:
• Zoom;
• Google Meet;
• Microsoft Teams.
Geralmente, é enviado um convite através de e-mail ou mensengers (Whatsapp etc), onde basta o convidado clicar no link para acessar a reunião de forma automática.
Reuniões remotas pelo Whatsapp são usadas mais para encontros informais entre família, usando vídeo e voz ou apenas voz. Costumam ser muito mais rápidas.
Videoconferências
Caso você precise de algo mais sofisticado a fim de fazer uma apresentação para muitas pessoas, a melhor forma é a da videoconferência. Neste tipo de reunião remota, o foco é mais para quem está fazendo a apresentação, do que nos demais participantes.
A videoconferência requer, porém, um conjunto mais poderoso, uma câmera de melhor qualidade de imagem e, claro, uma conexão com a internet que seja mais rápida e estável.
Agora com estas dicas, já é hora de você entrar em sua próxima reunião tirar o máximo de sua produtividade.
Depois não esqueça de compartilhar essas informações para seus colegas de trabalho.
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